HIPAA Notice of Privacy Practices - American Income Life Insurance Company
The following Notice describes how information about you may be used and disclosed, as well as how you can obtain access to this information. Please review it carefully
This Notice gives you information required by the privacy provisions of the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 and its implementing regulations (HIPAA Privacy Rules) about the duties and privacy practices of American Income Life Insurance Company (AIL) to protect the privacy of your medical information that we maintain as an issuer of health insurance policies that provide medical care benefits. If you enroll in AIL healthcare benefits, you will receive a copy of this Notice when our records indicate that we provide healthcare benefits to you under an individual health insurance policy.
This Notice applies to the designated healthcare components of American Income Life Insurance Company that use and disclose your medical information to provide medical care benefits to you under health insurance policies. We use the terms health and healthcare in this Notice to refer to the medical care benefits we provide to you. This Notice does not apply to the information that our non-healthcare components maintain about you as an issuer of life, disability, accident, indemnity, or any other non-health insurance policy.
The effective date of this Notice is April 14, 2003 and was last revised on September 23, 2013. We are required to follow the terms of this Notice until we replace it. We reserve the right to change the terms of this Notice at any time. If we make changes to this Notice, we will revise it and send a new Notice to all persons to whom we are required to give the new Notice. We reserve the right to make the new changes apply to all your medical information maintained by us before and after the effective date of the new Notice.
Purposes for which we may use or disclose your medical information without your consent or authorization include:
Healthcare Provider's Treatment Purposes
For example, we may disclose your medical information to your doctor, at the doctor's request, or for your treatment by your doctor.
Payment
For example, we may use or disclose your medical information to collect premiums, to pay claims for covered healthcare services, or to provide eligibility information to your doctor when you receive treatment. We may also use and disclose your medical information to another covered entity or healthcare provider for the payment activities of the entity that receives your medical information.
Healthcare Operations
For example, we may use or disclose your medical information (i) to conduct quality assessment and improvement activities; (ii) or underwriting, premium writing, or other activities relating to the creation, renewal, or replacement of a contract of health insurance; (iii) to authorize business associates to perform data aggregation services; (iv) to engage in care coordination or case management; and (v) to manage, plan, or develop our business. We may also disclose your medical information to another covered entity for the limited healthcare operations and activities and healthcare fraud and abuse compliance activities of the entity that receives your medical information.
Health Services
We may use your medical information to contact you to give you information about treatment alternatives or other health-related benefits and services that may be of interest to you. We may disclose your medical information to our business associates to assist us in these activities.
As Required by Law
For example, we must allow the U.S. Department of Health and Human Services to audit our records. We may also disclose your medical information as authorized by and to the extent necessary to comply with workers' compensation or other similar laws.
To Business Associates
We may disclose your medical information to business associates we hire to assist us. Each of our business associates must agree in writing to ensure the continuing confidentiality and security of your medical information.
To Plan Sponsor
If we provide health benefits to you under a group health plan, we may disclose to the plan sponsor of your group health plan, in summary form, claims history, and other similar information. Such summary information does not disclose your name or other distinguishing characteristics. We may also disclose to the plan sponsor the fact that you are enrolled in, or disenrolled from the group health plan. We may disclose your medical information to the plan sponsor for administrative functions that the plan sponsor provides to the group health plan if the plan sponsor agrees in writing to ensure the continuing confidentiality and security of your medical information. The plan sponsor must also agree not to use or disclose your medical information for employment-related activities or for any other benefit or benefit plans of the plan sponsor.
We may also use and disclose your medical information as follows:
- To comply with legal proceedings, such as court or administrative order or subpoena.
- To law enforcement officials for limited law enforcement purposes.
- To a family member, friend, or other person, for the purpose of helping you with your healthcare or with payment for your healthcare, if you are in a situation such as a medical emergency and you cannot give your agreement to us to do this.
- To personal representatives appointed by you or designated by applicable law.
- To be used for research purposes in limited circumstances.
- To a coroner, medical examiner, or funeral director about a deceased person.
- To an organ procurement organization in limited circumstances.
- To avert a serious threat to your health or safety or the health or safety of others.
- To a governmental agency authorized to oversee the healthcare system or government purposes.
- To federal officials for lawful intelligence, counterintelligence, and other national security purposes.
- To appropriate military authorities, if you are a member of the armed forces.
Potential Impact of State Law
In some situations, the HIPAA Privacy Rules do not preempt (or take precedence over) state privacy laws that give you greater privacy protections. As a result, the privacy laws of a particular state might impose a privacy standard under which we will be required to operate (for example, a state privacy law relating to disclosures of medical information of minors).
Uses and Disclosures with Your Permission
We will need your written authorization for the use or disclosure of psychotherapy notes, marketing, and the sale of your protected health information. Other uses or disclosures not described in this notice require your written authorization to do so. If you give us written authorization to use or disclose your medical information for a purpose that is not described in this Notice, then, in most cases, you may revoke it in writing at any time. Your revocation will be effective for all your medical information we maintain, unless we have taken action in reliance on your authorization.
Your Rights
- To put additional restrictions on our use and disclosure of your medical information. We do not have to agree to your request.
- To communicate with you in confidence about your medical information by a different means or at a different location than we are currently doing. We do not have to agree to your request unless such confidential communications are necessary to avoid endangering you and your request continues to allow us to collect premiums and pay claims. Your request must specify the alternative means or location. Even though you requested that we communicate with you in confidence, we may give subscribers cost information.
- To see and get copies of your medical information. In limited cases, we do not have to agree to your request.
- To correct your medical information. In some cases, we do not have to agree to your request.
- To receive a list of disclosures of your medical information that we and our business associates made for certain purposes for the last eight (8) years (but not for disclosures before April 14, 2003).
- To receive notice of a security breach involving your medical information.
- To receive a copy of this Notice in paper or electronic format.
If you want to exercise any of these rights described in this Notice, please contact the Contact Office (below). We will give you the necessary information and forms for you to complete and return to the Contact Office. In some cases, we may charge you a nominal, cost-based fee to carry out your request.
Complaints
If you believe we have violated your privacy rights, you have the right to complain to us or to the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services. You may file a complaint with us at our Contact Office (below). We will not retaliate against you if you choose to file a complaint with us or with the U.S. Department of Health and Human Services.
Contact Office
To request additional copies of this Notice or to receive more information about our privacy practices or your rights, please contact us at the following Contact Office:
American Income Life Insurance Company
Privacy Office
1200 Wooded Acres
Waco, Texas 76710-2608
Telephone: 254-761-6400
Updated: 2/3/2014
Aviso de las Prácticas de Privacidad HIPAA - American Income Life Insurance Company
El siguiente Aviso describe cómo podrá ser usada y divulgada la información acerca de usted, así como la manera en la que puede tener acceso a esta información. Por favor revísela cuidadosamente.
Este Aviso le brinda información requerida por las disposiciones de privacidad de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de la Salud de 1996 y las regulaciones implementadas (Normas de Privacidad de HIPAA) acerca de las obligaciones y prácticas de privacidad de American Income Life Insurance Company (AIL) para proteger la privacidad de su información médica, la cual conservamos como emisores de pólizas de seguros de la salud que brindan beneficios del cuidado de la salud. Si usted se inscribe en los beneficios del cuidado de la salud de AIL, recibirá una copia de este Aviso cuando nuestros registros indiquen que le brindamos beneficios del cuidado de la salud mediante una póliza de seguro médico individual.
Este Aviso aplica a los aspectos del cuidado de la salud señalados por American Income Life Insurance Company que utilizan y divulgan su información médica para brindarle beneficios del cuidado de la salud a usted en las pólizas de seguros para la salud. Empleamos los términos de salud y cuidados de la salud en este Aviso al referirnos a los beneficios de cuidado médico que le brindamos a usted. Este Aviso no aplica a la información que se maneja de usted en relación a otros aspectos que no son del cuidado de la salud por ser emisores de una póliza de seguro de vida, discapacidad, accidente, indemnización, o cualquier otro seguro que no sea de salud.
La fecha de inicio de vigencia de este Aviso es el 14 de abril de 2003 y se revisó por última vez el 23 de septiembre de 2013. Estamos obligados a seguir los términos de este Aviso hasta que sea reemplazado. Nos reservamos el derecho de cambiar las condiciones de este Aviso en cualquier momento. Si realizamos cambios a este Aviso, lo revisaremos y le mandaremos un nuevo Aviso a todas las personas con quienes estemos obligados a dar el nuevo Aviso. Nos reservamos el derecho de hacer que los nuevos cambios apliquen a toda su información médica, la cual conservamos antes y después de la fecha de inicio de vigencia del nuevo Aviso.
Los fines para los cuales podemos utilizar o divulgar su información médica sin su consentimiento o autorización incluyen:
Para Tratamientos con el Proveedor del Cuidado de la Salud
Por ejemplo, podemos divulgar su información médica a su doctor, a petición de él mismo, o para que usted reciba el tratamiento indicado por su doctor.
Pagos
Por ejemplo, podemos usar o divulgar su información médica para cobrar las primas, pagar las reclamaciones que estén cubiertas por los servicios del cuidado de la salud, o brindar información de elegibilidad a su doctor cuando reciba algún tratamiento. También podemos utilizar y divulgar su información médica a un tercero que esté cubierto o a un proveedor del cuidado de la salud para las gestiones de pago del tercero que reciba la información médica de usted.
Actividades relacionadas con el Cuidado de la Salud
Por ejemplo, podemos utilizar o divulgar su información médica (i) para llevar a cabo actividades de evaluación y mejora en la calidad; (ii) o la suscripción, determinar el monto de las primas, u otras actividades con relación a la creación, renovación, o reemplazo del contrato de un seguro médico; (iii) para autorizar que los socios comerciales lleven a cabo los servicios de incorporación de datos; (iv) para participar en la coordinación de cuidados o administración de casos; y (v) para administrar, planear o desarrollar nuestro negocio. También podemos divulgar su información médica a otra entidad que esté cubierta para las operaciones y actividades limitadas del cuidado de la salud, así como las actividades de cumplimiento ante el abuso y fraude en el cuidado de la salud de la entidad que reciba la información médica de usted.
Servicios de Salud
Podemos utilizar su información médica para comunicarnos con usted y darle información acerca de alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados que pudieran ser de su interés. Podemos divulgar su información médica a nuestros socios comerciales para que nos presten ayuda en estas actividades.
De Acuerdo a La Ley
Por ejemplo, debemos permitir que el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los E.U. audite nuestros expedientes. También podemos divulgar su información médica según sea aprobada por y necesaria para cumplir con las leyes de compensación a los trabajadores y otras leyes similares.
A los Socios Comerciales
Podemos divulgar su información médica a los socios comerciales que contratamos para ayudarnos. Cada uno de nuestros socios comerciales deberá acordar por escrito que asegurará la continua confidencialidad y seguridad de su información médica.
Al Patrocinador de Planes
Si nosotros le brindamos beneficios de salud bajo la cobertura de un plan de salud grupal, podemos divulgar al patrocinador de su plan de salud grupal, de forma resumida, el historial de reclamaciones, e información similar. Dicha información resumida no revela su nombre ni otras características distintivas. También podemos divulgar su información médica al patrocinador del plan para funciones administrativas que el patrocinador del plan le brinda al plan de salud grupal si el patrocinador del plan acuerda por escrito asegurar la continua confidencialidad y seguridad de su información médica. El patrocinador del plan también deberá estar de acuerdo en no utilizar o divulgar su información médica para fines de contratación o para otros beneficios o planes de beneficio del patrocinador del plan.
También podemos utilizar y divulgar su información médica, como se describe a continuación:
- Para cumplir con procedimientos legales, tales como una orden judicial o administrativa o un citatorio.
- A las autoridades judiciales para fines limitados en el cumplimiento de la ley.
- A un miembro familiar, amigo, u otra persona, con el fin de ayudarle con su atención médica o con el pago del cuidado de su salud; si usted está en una situación emergencia médica y no puede darnos su consentimiento para que le podamos brindar asistencia.
- A representantes personales designados por usted o por la ley que aplique en el caso.
- Para ser usada con fines de investigación en circunstancias limitadas.
- To a coroner, medical examiner, or funeral director about a deceased person.
- To an organ procurement organization in limited circumstances.
- A un médico forense, examinador médico, o director de una funeraria con respecto a una persona fallecida.
- A una organización de abastecimiento de órganos en circunstancias limitadas.
- A oficiales federales para fines legales de inteligencia, contra-inteligencia y otros fines de seguridad nacional.
- A las autoridades militares correspondientes, si usted es miembro de las fuerzas armadas.
Impacto Potencial de la Ley Estatal
En algunas situaciones, la Reglamentación de Privacidad HIPAA no previene (o anticipa) las leyes de privacidad del estado que le brindan mayor protección a su privacidad. En consecuencia, las leyes de privacidad de un estado en particular probablemente se antepongan a estándares de privacidad bajo el cual estaremos obligados a operar (por ejemplo una ley de privacidad estatal a la divulgación de información médica de menores).
Usos y Revelaciones con Su Autorización
Necesitaremos su autorización por escrito para utilizar o divulgar las notas de psicoterapia, mercadeo, y la venta de su información de salud protegida. Otros usos o la revelación de información que no se encuentra descrita en este aviso requiere de su autorización por escrito para efectuarse. Si usted nos da su autorización por escrito para usar o revelar información médica para un fin que no está descrito en este Aviso, entonces, en la mayoría de los casos, usted podrá revocarla por escrito en cualquier momento. Su revocación aplicará para toda la información médica que conservemos, a menos de que hayamos actuado con base en su autorización.
Sus Derechos
- Agregar restricciones adicionales al uso o divulgación de su información médica. No estamos obligados a acceder a su petición.
- Comunicarnos con usted en privado acerca de su información médica a través de diferentes medios o en un lugar diferente al que lo estamos haciendo actualmente. No estamos obligados a acceder a su petición a menos de que dichas comunicaciones confidenciales sean necesarias para evitar ponerlo en peligro, o su petición nos siga permitiendo cobrar primas y pagar reclamaciones. Su petición deberá especificar los medios o el lugar alternativos. Incluso si usted ha solicitado que nos comuniquemos con usted confidencialmente, podemos dar información acerca de los costos a los suscriptores.
- Ver y obtener copias de su información médica. En casos limitados, no estamos obligados a acceder a su petición.
- Corregir su información médica. En casos limitados, no estamos obligados a acceder a su petición.
- Recibir una lista de divulgaciones de su información médica que nosotros o nuestros socios comerciales hicieron para ciertos fines en los últimos ocho (8) años (pero no las divulgaciones antes del 14 de abril de 2003).
- Recibir la notificación de una violación de seguridad que tenga que ver con su información médica.
- Recibir una copia de este Aviso en formato impreso o electrónico.
Si desea ejercer algunos de estos derechos descritos en este Aviso, favor de contactar a la Oficina de Contacto (a continuación). Le daremos la información y los formatos necesarios para ser llenados y entregados en la Oficina de Contacto. En algunos casos, le cobraremos una cuota nominal, con base en el costo de llevar a cabo su petición.
Quejas
Si usted cree que hemos violado sus derechos de privacidad, tiene el derecho de presentar una queja ante nosotros o ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los E.U. No tomaremos represalias si desea presentar una queja con nosotros o con el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.
Oficina de Contacto
Para solicitar copias adicionales de este Aviso o para recibir mayor información acerca de nuestras prácticas de privacidad o sus derechos, favor de contactarnos a la siguiente Oficina de Contacto:
American Income Life Insurance Company
Privacy Office
1200 Wooded Acres
Waco, Texas 76710-2608
Teléfono: 254-761-6400
Updated: 2/3/2014